Najpierw opisz, co chcesz załatwić
Przed rezerwacją terminu przygotuj krótką informację: jaki ma być rezultat czynności, kogo dotyczy dokument i gdzie będzie użyty. Jeśli otrzymałeś wymagania od banku, urzędu albo zagranicznej instytucji, przekaż ich pełną treść. Samo hasło „potrzebuję pełnomocnictwa” może nie wystarczyć do określenia zakresu dokumentu.
Zapytaj, kto powinien przyjść, czy dopuszczalne jest działanie przez pełnomocnika i jakie dokumenty trzeba przedstawić. Nie zakładaj, że lista znaleziona w internecie obejmuje szczególne okoliczności Twojej sprawy. Warto otrzymać od kancelarii jedno zestawienie wymagań i na nim zaznaczać przygotowane pozycje.
Uporządkuj dokumenty i dane
Notariusz musi ustalić tożsamość uczestników. Uzgodnij z kancelarią dokument, który masz okazać, oraz dane potrzebne do przygotowania czynności. Oddziel oryginały od skanów i starych wersji. Zaznacz rozbieżności w nazwisku, adresie lub numerze dokumentu zamiast poprawiać je samodzielnie na kopii.
Zgłoś wcześniej obcy język dokumentów, potrzebę tłumaczenia oraz ułatwienia związane z dostępnością. Ustalenie tych kwestii dopiero podczas spotkania może utrudnić jego przeprowadzenie. Dokumenty przekazuj kanałem uzgodnionym bezpośrednio z kancelarią, po sprawdzeniu adresata.
Poproś o rozbicie kosztów
Wynagrodzenie notariusza jest uzgadniane w granicach maksymalnych stawek taksy. W konkretnej sprawie mogą dochodzić podatki, opłaty sądowe i koszty dodatkowych dokumentów. Poproś o wyjaśnienie poszczególnych pozycji, liczby wypisów i sposobu zapłaty. Jedna suma bez opisu utrudnia porównanie zakresu czynności.
Przykład organizacyjny: chcesz ustanowić pełnomocnika do sprawy prowadzonej za granicą. Zamiast przynosić przypadkowy wzór, zbierz wymagania zagranicznego odbiorcy, dane pełnomocnika i opis planowanej czynności. Notariusz oceni właściwą formę; wymagania językowe i ewentualne uwierzytelnienie ustala się osobno.
Lista przed kolejnym krokiem
- Mam listę dokumentów otrzymaną od wybranej kancelarii.
- Potwierdziłem uczestników, termin i miejsce czynności.
- Uzgodniłem potrzebę oryginałów oraz tłumaczeń.
- Znam planowaną liczbę wypisów i składniki kosztu.
- Zapisałem pytania, które chcę wyjaśnić przed podpisaniem.
Źródła i dalsza weryfikacja
- Prawo o notariacie — art. 5, 7 i 85, tekst ujednolicony ELIhttps://eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/614/text/U/D20260614Lj.pdf
- Krajowa Rada Notarialna — Znajdź notariuszahttps://znajdznotariusza.rejestry-notarialne.pl/
Źródła sprawdzono 25 października 2026. Przed czynnością sprawdź aktualne wymagania w instytucji prowadzącej sprawę. Listy przygotowania są wskazówkami organizacyjnymi redakcji, a nie zamkniętym katalogiem wymagań prawnych.