Oryginał zostaje w miejscu przechowywania
Oryginał aktu notarialnego pozostaje w miejscu jego przechowywania. Uczestnik czynności otrzymuje zwykle wypis, któremu art. 109 Prawa o notariacie przyznaje moc prawną oryginału. Słowo „wypis” na pierwszej stronie nie oznacza zatem dokumentu o mniejszym znaczeniu. Papier otrzymany po podpisaniu umowy może być właśnie właściwym dokumentem do dalszych formalności.
Wypis odtwarza pełną treść aktu na zasadach określonych w ustawie. Wyciąg obejmuje wybraną część dokumentu, dlatego nie zawsze wystarczy odbiorcy potrzebującemu wszystkich postanowień umowy. Odpis służy odtworzeniu dokumentu; jego dokładny charakter trzeba odczytać z nagłówka i klauzuli. Potoczne zamienne używanie tych nazw utrudnia zamówienie odpowiedniego egzemplarza.
Najpierw ustal, kto ma prawo otrzymać dokument
Wypis wydaje się stronom aktu, osobom, dla których zastrzeżono w nim takie prawo, oraz ich następcom prawnym. Inna osoba może potrzebować zgody stron albo odpowiedniego prawomocnego postanowienia sądu. Sama znajomość numeru repertorium, pokrewieństwo z uczestnikiem lub zainteresowanie kupnem nieruchomości nie tworzą automatycznie uprawnienia do otrzymania wypisu.
Przygotuj dokument tożsamości oraz informację, w jakim charakterze występujesz. Jeżeli powołujesz się na następstwo prawne albo działasz jako pełnomocnik, uzgodnij dokumenty potrzebne do jego wykazania. Wniosek „proszę o akt mojego rodzica” wymaga zwykle doprecyzowania: o który akt chodzi, kto był jego stroną i z czego wynika Twoje uprawnienie.
Jak odnaleźć starszy akt
Najbardziej pomocne są data czynności, imię i nazwisko notariusza oraz oznaczenie repertorium A z numerem i rokiem. Można je znaleźć na starym wypisie, w korespondencji dotyczącej transakcji lub w dokumentach powiązanych ze sprawą. Do identyfikacji przydają się też nazwiska uczestników i opis przedmiotu umowy, ale nie zastępują one wszystkich danych.
Zacznij od ustalenia miejsca przechowywania oryginału. Jeżeli kancelaria już nie działa albo akta zostały przekazane, sprawdź właściwego przechowawcę przez izbę notarialną lub odpowiedni sąd. Nie zakładaj, że dowolny notariusz ma dostęp do każdego historycznego aktu. Zachowaj otrzymaną wskazówkę dotyczącą miejsca złożenia wniosku i sposobu wykazania uprawnienia.
Uzgodnij zakres, liczbę egzemplarzy i koszt
Odbiorcę dokumentu zapytaj, czy potrzebuje pełnego wypisu, wyciągu obejmującego określone postanowienia, czy innego dokumentu. Wskaż te wymagania przy składaniu wniosku. Fotografia lub skan własnego egzemplarza może pomóc w identyfikacji sprawy, ale sam zapis obrazu nie staje się przez to wypisem o mocy prawnej oryginału. Nie zmieniaj nagłówków ani klauzul skanu.
Koszt zależy między innymi od rodzaju dokumentu, jego objętości i liczby zamawianych egzemplarzy. Rozporządzenie o taksie odrębnie reguluje wypisy, odpisy i wyciągi. Poproś o całkowitą kwotę oraz sposób odbioru. Przykładowo bank może potrzebować pełnego wypisu umowy, podczas gdy do innej formalności wystarczy określony wyciąg; rozstrzyga wymaganie odbiorcy, a nie sama wygoda zamówienia.
Lista przed kolejnym krokiem
- Znam datę aktu, notariusza i numer repertorium, jeśli są dostępne.
- Ustaliłem miejsce przechowywania oryginału.
- Potrafię wykazać swoje uprawnienie do otrzymania dokumentu.
- Odbiorca potwierdził wymagany zakres i formę dokumentu.
- Uzgodniłem liczbę egzemplarzy, koszt i sposób odbioru.
Źródła i dalsza weryfikacja
- Prawo o notariacie — art. 95 i 109–112, tekst ujednolicony ELIhttps://eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/614/text/U/D20260614Lj.pdf
- Rozporządzenie w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej — § 12https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/1566/text.html
Źródła sprawdzono 25 października 2026. Przed czynnością sprawdź aktualne wymagania w instytucji prowadzącej sprawę. Listy przygotowania są wskazówkami organizacyjnymi redakcji, a nie zamkniętym katalogiem wymagań prawnych.